Scan-to-mail

Racionalizáljuk a nyomtató- és fénymásoló parkunkat. A korábbi, több mint 200 eszköz helyett ötvenegynéhány új multifunkciós Xerox masinát helyezünk üzembe. Maga a projekt ismertetése is megérne egy írást, de most itt most csak egy apró, szemfüles, ám hallatlanul fontos funkcióról szeretnék írni, ez a scan-to-mail.
Az ötlet roppant egyszerű: ha már egyszer adott egy multifukciós gép, amely digitális fénymásoló, tehát szkenner és nyomtató egyben, akkor a beolvasott anyagot nem csak kinyomtathatjuk, de akár el is küldhetjük azonnal e-mail-ben is. Piti kis ötlet, de bombasztikus. Nálunk a több telephely miatt néhány szervezet teljesen elosztott, pénzügy vagy három-négy helyen is van. Gyakori, hogy egy számlát – úgy eredetiben – szeretnének látni, nem csak az ERP adatokon keresztül Eddig ezt úgy tudták megoldani, hogy egyszerűen elfaxolták egymásnak az ilyen és ehhez hasonló dolgokat. Mivel azonban a scan-to-mail nem bonyolultabb, de jobb eredményt ad és adott esetben gyorsabb is mint a fax, hamar rászokott a jónép (na jó: épp most szokik rá).
A scan-to-mail egyébként láthatóan átesett néhány evolúciós szakaszon. Vannak olyan nyomtatók, ahol egyszerűen be kell pötyögni az e-mail címet, azután küldi. Más gépeken fel lehet tölteni egy statikus listát a címekről, onnan ha egyeznek az első karakterek, akkor a gép kiegészíti a címet. Végül a legfejlettebbeknél egyszerűen megadunk egy LDAP kiszolgálót (konfigurálunk egy fiókot, amely nevében az adott nyomtató be tud jelentkezni) és az a kiszolgáló címlistáját használja. Ez, kérem,  kis túlzással a "címtárral integrált nyomtató" megvalósítása.
Ha tényleg elterjed a scan-to-mail (és majd teszünk róla, hogy elterjedjen), akkor a jelenlegi belső faxforgalmunkat a nullára lehet redukálni, és igen jelentős mennyiségű faxgépre sem lesz szükségünk. A nyomtatók összevonása miatt a felhasználók majd alaposan meggondolják, hogy mit nyomtassanak, mert azért már el kell battyogni, így aztán a nyomatok száma is csökkenhet némileg. Azt hiszem, ez a projekt megéri majd a pénzét.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: