Felhasználói kézikönyv 2.0

A hétnek – a meg nem osztható „élményeken” felül – volt egy nagyon fontos eseménye: elkészült a „Felhasználói kézikönyv” második verziója. A rendszergazdák mindig is két táborra oszlottak a tekintetben, hogy a felhasználók oktathatók-e vagy sem, én az azokat erősítem, akik szerint oktathatók. Ha pedig így van, akkor kell egy olyan dokumentum, amely tömören összefoglalja mindazon cég-specifikus ismereteket, amelyet egy usernek tudnia kell, ha otthonosan akar mozogni a mi IT rendszerünkben. Hát ez a „felhasználói kézikönyv”.

Az első verzió harmincegynéhány oldal volt és angol nyelven készült, még mielőtt a szlovének IT rendszerét a miénkbe integráltuk volna. Azért írtam, hogy minden információt, amit tudniuk kell, átadhassuk. Később elkészült a magyar nyelvű változat, de a nagy sietségben a képek angol nyelvűek maradtak.

Ezután a kézikönyvet nem módosítottuk, hanem un. addendumokkal láttuk el. Ez a gyakorlatban azt jelentette, hogy a kézikönyvet elhelyeztük egy Exchange nyilvános mappába, majd mellétettük mindazon változások leírását, amely a kézikönyv megszületése óta bekövetkeztek. Az idők folyamán azonban a könyv egyre elavultabb, az addendumok száma pedig egyre több lett. Volt olyan kiegészítés, amely önmagában nagyobb volt, mint az eredeti kézikönyv (pl. MS Office 2003 újdonságai). Az egész szisztéma végül tarthatatlanná vált, ezért már az év elején célul tűztem ki, hogy új felhasználói kézikönyvet készítünk. Eredetileg májusra tettem ezt a feladatot, de most derült ki, hogy márciusban felhasználói tanfolyamok kezdődnek, tehát az ügy hirtelen sürgőssé vált, de ezt már a rendszergazda értekezlet kapcsán is írtam.

Az elmúlt hétig a Kovács Zoli kollégám dolgozott az anyagon. Összeszerkesztette az eredeti könyvet az kiegészítésekkel, felépített egyfajta szerkezetet, illetve „magyarította” a képeket. Ezután már az én tisztem volt átolvasni és minden idejétmúlt mondattól megtisztítani. További szerkezetátalakítás, szövegmeghúzás következett, majd ki kellett egészíteni azokkal az ismeretekkel, amelyekhez még a kiegészítések sem készültek el (pl. OWA FBA). A végére még odabiggyesztettem a kérdéssort, és elkészítettnek minősítettem a művet.

Gondolkodtam rajta, hogy a tartalmat hogyan osszam meg a webnapló olvasóival, egyáltalán megosszam-e, hiszen eléggé cég-specifikus. Arra jutottam, hogy talán adhatok ötleteket másoknak, ha a tartalomjegyzéken végigszaladok néhány megjegyzést beszúrva. Tehát:

A címlap és a rövid bevezetés (ajánló?) után az Informatikai Igazgatóság felépítését, működését írtam le, hogyan osztjuk fel és el a munkát, ki hogyan érhető el, mettől meddig dolgozunk stb. Szükségesnek láttunk egy rövid technológiai áttekintőt, amelyben kitértem a hálózat felépítésére, a futó szolgáltatások nevére, de leginkább a nevezéktanra, amely alapján egy telephely, vagy szerver beazonosítható. Négy oldal az egész, talán nem túl sok.

Ezután már a „beleugrunk a mélyvízbe” és a könyv egyik főfejezete következik. Az Általános rendszerhasználat (talán kicsit homályos cím) valójában a Windows és a hálózat fontos jellemzőit ismerteti. Az első alfejezet a könyv talán legfontosabb része, a jelszókezelés. Minden vonatkozásban tárgyaljuk a témát, beleértve a jelszavak fontosságát, a jelszavak képzését, módosítását többféle szituációban végül a jelszóváltoztatás esetén előforduló problémákat, például a kizáródást.

Új alfejezetként beillesztettem egy pár mondatot a kijelentkezésről, gépleállításról és újraindításról. A szövegrész létezése mutatja, hogy vannak felhasználók, akiknél ezek a fogalmak nem egyértelműek. Ezután a belső hálózat böngészése, mappacsatlakoztatás egyebek következnek.

Külön részt szántam a nyomtatóknak. Ismertettük, hogyan lehet AD segítségével nyomtatóra találni, alapértelmezett nyomtató beállítani, hogy működik a DOS alóli nyomtatás stb.

A mappakezelésre is szántunk egy fejezetet. Ez tartalmazza a home mappa kezelését, kvótahatárok észlelését, a kapcsolat nélküli munka értelmezését (notebookok) és azt is, hogyan kell jogosultságot adni a home mappára, ha valaki szabadságra megy. (Mert jelszót átadni, ugye, szigorúan tilos!)

Ezután jön a „magyarázkodó rész” „Rendszerfelügyelet” álcímen. Az magyarázgatjuk, hogy mit, miért és hogyan nem szabad, mit, miért korlátozunk, tiltunk, és mennyire nem érdekelnek minket a sóhajok, ha arról van szó, hogy frissítenünk kell valamit, vagy szerdánként délben elindítunk egy teljes Antivírus ellenőrzést. Kitértünk a vándorprofilokra (azok méretének csökkentésére) is.

Egész fejezet szól az internetről, annak használatáról, monitorozásáról, külön a biztonsági kockázatokról és a kockázatok elkerülésének módjáról (pl. pop-up blokkolás)

Teljesen megújítottam a terminál szerver fejezetet és már a migráció után változásokat is belecsempésztem az anyagba. Nálunk a TS-ről való nyomtatás kicsit nyakatekert (hogy a sávszélességgel is takarékoskodjunk), ezt külön részleteztem. Így zárult az „általános rendszerhasználat”

A másik főfejezet a „Microsoft Office használata”. Bár az eredeti Office 2003-as ismertetőnkben még szerepeltettük az Excel-t és a Powerpoint-ot, innen helyhiány miatt kidobtuk ezeket az oldalakat. Írtunk pár bekezdést az új közös elemekről (eszközsávok, súgó, kutatás), az alkalmazás-helyreállításról és a Dr. Watson megújulásáról, vagyis a hibajelentésekről.

A Word 2003-as újdonságai – tapasztalatunk szerint – szükséges része lett a kézikönyvnek. A biztonság jegyében a könyv része a „személyes információk és rejtett adatok törlése”. (Nem célszerű olyan szerződéstervezetet átküldeni egy ügyfélnek, ahol egy másik cég neve és adatai áthúzva, de mégis láthatók). Röviden összefoglaltuk a korrektúra-funkciókat is, mert ezt hasznos „termelékenységnövelő” módszernek tartom. A Word-részt az e-mail integráció zárja.

Még tavaly észrevettük, hogy a Morphologic megjelentetett egy szótár-szolgáltatást, amely a Word kutatás paneljén keresztül elérhető. Egy oldalt szenteltünk a használatba vételre, ezzel ugyanis kipipáltuk a „cégen belüli szótár” problémára.

A leghosszabb fejezet természetesen az Outlook – tizenöt pontban részleteztük. Olyan témákat tárgyaltunk, mint a nézetek, az „Outlook Ma”, a személyes mappák, a meghatalmazás (főnök –titkárnő szituáció, illetve helyettesítés), a beérkeztetési szabályok, a keresési mappák, a kéretlen levelek kezelése és persze az OWA, beleértve az új FBA-t. Faxszervert is üzemeltetünk, így az Outlook után adódott az integrált fax-outlook használatának ismertetése. Furcsa mód egy olyan részt is kellett írnunk, amely azt taglalta, hogy mikor NE használjunk faxot, illetve faxszervert.

A tényleges könyvet egy „Aranyszabályok” rész zárja, néhány „semmiképp ne csináld”, és „mindenképp tartsd be” jó tanáccsal.

Néhány mellékletet is fűztünk az anyaghoz. Az új felhasználókra gondolva egy táblázatban soroltuk fel a IT csapat cím- és telefonadatait. Ezután részletesen – típusonként – ismertettük a tavaly beszerzett nyomtatóink legfontosabb tulajdonságait, mint például a scan-to-mail vagy a secure-print, delayed-print stb. A mellékleteket egy fogalom magyarázat végül egy kérdéssor zárja. Hogy könnyű legyen vizsgált készíteni. Meg persze átmenni. Tokkal-vonóval 103 oldal. Bár minden felhasználónk tudna belőle mindent. A tanfolyamon lesz alkalmuk megtanulni. Nekünk meg itt az új feladat: fordítsuk az egészet angolra…

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: