Közösségi tér szülőknek, iskoláknak – Facebook vagy Yammer?

A korábbi bejegyzés, amely a szülők által használható digitális kommunikációs csatornák lehetőségét taglalta, sokakat meglepett, hogy no lám, mégis lehet jobbat kitalálni, mint egy levelezési lista. Ugyanakkor Szigeti Csaba feltett egy jogos kérdést, idézem: “Tetszik az összegzésed e-mail vs Yammer viszonylatban, de mi a helyzet akkor, ha almát almával hasonlítok össze? Pl. ha a szülők amúgy is FB-oznak (a gyerekekről nem is beszélve) és abban hoznak létre zárt csoportot vagy ha Gúglis csoportot használnak?” Ebben a cikkben megpróbálom a Facebook témakörét végigjárni.

Amitől a Facebook nagyon jó

A Facebook nem a kilencvenes évek technológiája, hanem egy nagyon is modern digitális közösségi tér, amelyet az IT világ egyik legkreatívabb vállalata fejleszt. A Facebooknak nagyon sok tagja van, számítások szerint Magyarországon is 4 millió feletti a regisztráltak száma. Bejelentkezni csupán pár kattintás, a Facebook pedig számos segítő funkcióval látta el a weboldalt, hogy a frissen érkezett tag minél gazdagabb funkcionalitással találkozzon. Egy szó, mint száz: a belépési küszöb nagyon alacsony, a betanulás pedig könnyű. A kezelhetősége – sokrétűsége ellenére – nagyon jó. A profilunk szépítésére és pontosítására szinte korlátlanok a lehetőségeink. A bejegyzések jól olvashatóak, a szövegek rendezettek, az elhelyezett hivatkozások hívogatóak. A levelezési listáknál ismert kézbesítési vagy formázási nehézségek ismeretlenek. Az interakciók változatosak: kedvelhetünk dolgokat, hivatkozhatunk másra, megjelölhetünk valakit vagy valamit. Eseményeket lehet meghirdetni, oda résztvevőket szervezni, meghívni. Szavazásokat kezdeményezhetünk, jegyzeteket tehet közzé. A rendszer nagyon jól kezeli a multimédiát. Fényképalbumokat hozhatunk létre, amelyekbe korlátlanul tölthetünk fel képeket – igaz nem feltétlenül az eredeti minőségben. A képeket címkézhetjük, a résztvevőket beírhatjuk, a helyszínt megadhatjuk – minderről az érintettek értesítéseket kapnak. A videók tárolására is van mód – igaz, megint csak nem az eredeti minőségben. Működnek a címkék is, bár nem pont úgy, mint a Yammer esetén, de erről majd később.

A Facebook erőteljes önkiszolgáló funkciókkal rendelkezik. Bárki létrehozhat csoportokat, amelyekbe lehet jelentkezni, belépni, kilépni, akár másokat bevonni. A csoportok jól felügyelhetőek és egy iskolai osztály kontextusában a létszám kezelése nem gond. A Facebook sokféle módon segíti az együttműködést: közös naptárakat lehet létrehozni, amelyek akár mobiltelefonon is elérhetőek. Nagy erőssége a világ legnagyobb közösségi fórumának, hogy minden platformra funkciógazdag mobil klienssel rendelkezik. Az okostelefon integráció olyan erős, hogy a Facebook ismerőseink akár telefon névjegyként is megjelenhetnek – ez a helyzet például egy Windows Phone esetén. De az integráció nem csak a mobil rendszerekkel szoros. Weboldalak milliói ismerik a “tetszik” gombot, és Facebookos alkalmazásként integrálódnak a nagy közösségi hálózatba. Alkalmazások tömkelege egészíti ki az alap-platformot, és még konkurens szolgáltatások is remek integrációt biztosítanak, elég a Twitterre vagy a Foursquare-re gondolni. A Facebook jelenlét információt biztosít a tagjai számára másokról, csevegést, hang- és videó hívást, hang- és videó üzeneteket nyújt a felhasználói számára, tehát szinkron és aszinkron kommunikációt is támogat. Végezetül említsük meg, hogy a Facebook remek elemzésekkel szolgál egy csoport használatáról. Felfedezhetjük az aktív tagokat, a népszerű bejegyzéseket, trendeket, statisztikákat kapunk a látogatottságról és aktivitásról.

Egy szó, mint száz: a Facebook egy funkció-gazdag, modern, digitális közösségi fórum.

Amitől a Facebook mégsem annyira jó

Bármilyen csalogató is a Facebook, mégsem ajánlható egy iskola vagy egy iskola szülői közösségének szervezéséhez. Ennek oka pedig a Facebook eredetében keresendő. A világ legnépszerűbb közösségi hálózata lényegében négyféle szereplővel számol. Ezek:

  • Felhasználók – általában valóságos személyek, részletes személyes profillal.
  • Csoportok – a felhasználók egyszerű, nem rétegzett, homogén csoportja.
  • Szervezetek – amelyek fórumfunkciókkal felszerelt weboldalként hirdethetik magukat és építhetik a márkájukat.
  • Hirdetők – akik a felhasználókat megcélozzák és szerződéses viszonyban állnak a Facebookkal, fizetnek a hirdetési felületért.

A Facebook nem ismeri a rétegzett, hierarchikus vagy egyéb módon szervezett, összetett, emberek alkotta szervezeteket. Nem tudja leképezni a vállalatok, intézmények, iskolák stb. felépítését, ezért azok információ-megosztását és -kezelését sem támogatja hatékonyan. Csak összehasonlításképpen érdemes vázolni a Yammer szerkezetét.

A Yammer egy előfizetésből, azon belül több hálózatból áll. A hálózatok elkülönült információ tárolók, de szükség esetén összevonhatók vagy szétválaszthatók. Ezen felül tetszőleges számú külső hálózatot tudunk létrehozni, amelyekbe az alaphálózat tagjai és más, külső felhasználók is meghívást kaphatnak. A hálózatokon belül csoportok találhatók. Ez a szerkezet képes jól leképezni egy összetett szervezetet is. Az iskolai példánál maradva: az előfizetés egy intézményfenntartót jelképez, az alaphálózatok iskolákat (benne tanárokat, diákokat, osztályokat, szakköröket és klubokat) a külső hálózatok pedig lehet a szülők és a tanárok közös digitális tere, vagy az iskola és az öregdiákok közös digitális tere stb. stb. Ha a Facebook analógiát keressük, akkor egy-egy hálózat egy-egy önálló “Facebook”, ahol ráadásul mindenki ismer mindenkit. Vagy fordítva: a Facebook “egy olyan Yammer” lenne, mintha csak egyetlen hálózat lenne, és az a világon mindenkit magába foglalna.

Ennek a felépítésnek óriási szerepe van a közösség építésében és a kommunikációban is. A különböző felhasználói köröket teljesen el tudom választani egymástól, ugyanakkor az egybefogott körök (pl.: tanulók, szülők stb.) a csoportok segítségével kisebb halmazokba szervezhetők. A Yammerben létezik olyan funkció, hogy hirdetmény, amivel egy csoportot vagy egy hálózatot célozhatok meg. A hálózatba kitett hirdetményt a hálózat minden tagja megkapja (akár e-mail-ben is), a csoporthirdetményeket pedig értelem szerűen a csoport tagjai kapják meg. Pont úgy, mintha az iskolai faliújságra, vagy az osztály faliújságjára tennék ki valamit. A Facebook esetén még úgy ahogy létezik az “osztály faliújságja”, de az “iskolai faliújság” már nem. Az “üzemeltetés” eltér a szerkezetből adódóan. A Yammerben módunk van tömeges fiók felvételre és törlésre, a Facebooknál ezt csak egy csoportra tehetjük meg. A Yammer ráadásul észleli, hogy ha egy-egy fiók elárvul (visszapattannak az értesítések és a Yammer által küldött levelek), ami a hálózat “tisztítását” segíti. A Yammernél mód van a helyi infrastruktúrával való összekötésre, egy jelszavas bejelentkezésre – ez a Facebooknál nem is értelmezhető. Hasonló hatása van a szerkezetnek a keresésnél. A Facebooknál is lehet csoporton belül vagy a teljes hálózatra keresni, de a sík szerkezetből adódóan az utóbbi kevésbé hatékony egy szervezet, például egy iskola esetében. Ráadásul a Yammer keresője alapvetően átalakul, az Office 365 Delve szolgáltatása is használható, amely kifejezetten vállalati keresőként tud viselkedni. Külön érdekes a személyek keresése. A mi közösségi fórumunkban megkértem a szülőket, hogy a saját profiljukban tűntessék fel a gyermekeik nevét. Így ha egy gyermek névre keresek, megtalálom a szülőket, ez a női neveknél különösen fontos. (Hogy hívják Kis Bernadett anyukáját? Tóth Amália, mert megtartotta a leánykori nevét.)

Bár az alapvető különbségre rámutattunk, nem ez az egyetlen gyenge pontja a Facebooknak. Bármilyen sok felhasználója van, még így is előfordul, hogy valaki nem Facebook tag – sőt nem is akar az lenni, pusztán azért, mert “Facebook”, s számára ez a haszontalansággal kapcsolatos. Bizony, lehetnek szülők, akik emiatt nem regisztrálnak. Vagy például azért nem, mert a Facebook reklámokat helyez el a képernyőn – végső soron ebből él. A Yammer ezzel szemben reklámmentes, mert más üzleti modellt követ.

Aztán van néhány technikai apróság is, ami a Yammer javára írható.

  • A fényképek és a videók közzétételére teljes, eredeti minőségben van lehetőség.
  • A Yammerben van “dicséret” funkció. Ha például egy iskolában valaki különleges dolgot végzett, nyilvánosan megdicsérhetjük, elismerve a munkáját.
  • A Facebook fájlkezelése eléggé limitált, a Yammer mögött viszont az Office Online működik, akár közös szerkesztésre is van mód.
  • A címkéket ugyan ismeri a Facebook, de feliratkozni nem lehet rájuk. A Yammerben a címkéket “Topic”-nak vagy témának hívják. Begépelésük közben a rendszer felajánlja a már létezőket, hogy a használatuk minél hatékonyabb legyen. Emellett ugyanúgy “követhetünk” egy témát, mint egy csoportot vagy személyt.

Végezetül említsük meg, hogy a Yammer mögött mindig ott van az e-mail infrastruktúra. Ha úgy tartja kedvem, minden bejegyzésről, minden értesítésről, vagy egy csoport akár minden bejegyzéséről kérhetek e-mail értesítést. Nem ideális, de így még az is részt vehet a közösségi életben, aki ragaszkodik az e-mailhez, és a világ minden kincséért sem lépne be egy fórumba.

Összegzés? Nos, ha csupán egy kisebb csoport életét kell szervezni, ahol a csoporttagok mind Facebook tagok is, addig a nagy digitális világfalu elég vonzó alternatíva. Amit egy nagyobb, sokrétű közösséget kell összefogni, a szolgáltatások eltérő eredete és céljai miatt a Yammer jobb szolgálatot tehet.

Advertisements

Szülők digitális közösségi térben

Harmadik gyermekem is iskolás korba lépett, így immár a harmadik osztály szülői közösségének lettem tagja. Digitális világban élünk, és a szülők a szülői értekezleten túl elektronikusan is tartják egymással a kapcsolatot, méghozzá a legkézenfekvőbb módon, e-mail listán.

Pár nappal ezelőtt útjára indítottam egy Yammer hálózatot, amelynek az a célja, hogy az iskola tanárait és a szülői közösséget egy digitális közösségi térben hozza össze. Minek? – gondolhatnánk, hiszen a szülők maguktól, pár perc alatt megoldják ezt a levelezési listával. Nos, nem egészen. Az alábbiakban röviden összehasonlítom a két megoldást, remélem, látszik majd a különbség.

Ami a levelezési listában jó

Kezdjük ott, miért is használnak a szülők levelezési listát. Azért, mert bárki által elérhető, bárki által létrehozható, ingyenes, és csupán az kell hozzá, hogy egyszer összegyűjtsük az e-mail címeket. Nem kell hozzá semmiféle informatikai szaktudás, főleg nem kell szakember. Manapság pedig mindenkinek van e-mail címe.

Amint a lista létrejött, máris használható. Most a legutóbbi osztály induláskor én pötyögtem be az e-mail címeket. Amint körbeküldtem mindenkinek, még egy nap sem telt el, már létrehozott az egyik szülő egy ilyen listát. Zökkenőmentes történet, legalábbis annak látszik.

Ami a levelezési listában nem annyira jó

A néhány előny mellett, jó néhány dolog keseríti is az embert egy ilyen lista használatakor. Az első például, ha kapok egy levelet, mondjuk szilvi645323@gmail.com-tól, fogalmam sincs, ki írta a levelet, kinek a szüleiről van szó. Ennél rosszabb, hogy a levelezési listában felsorolt e-mail címekből még a karbantartók sem tudják megmondani a szülők nevét és a gyerekek nevét.

Ha személyesen találkozunk, akkor sem tudom az arcot az e-mail címhez rendelni. Hosszú hónapok, néha évek sem elegendőek, hogy mindenkit be lehessen azonosítani. Okos anyukák persze az eredeti táblázatot lementik, névjegyeket készítenek, így utólag, archivált levelekben található “Display Name”-ből sok minden kihámozható, de ez nagyon esetleges megoldás. Ötödikes lányomnál osztályának szülői listájában nyolc olyan e-mail címet találtam, amelyet nem tudtam azonosítani. Az e-mail cím megvan, de vagy a szülő, vagy a gyerek neve hiányzik. Szégyenszemre írnom kellett a szülőknek, árulják el, hogy hívják őket, és mi a gyermekük neve.

A levelezési listát karban kell tartani, a távozó gyerekek szüleit el kell távolítani, az érkezőket fel kell venni. A lista létrehozója többnyire egy statikus listát vizionál, pedig még a stabil osztályok sem annyira stabilak. Már az is “zavart okozhat az erőben”, ha a levelezési listára az egyik szülő egy munkahelyi e-mail címéről ír, amely nem tagja a listának. Ráadásul nem is egy, hanem két listát kell nyilván tartani és kezelni. Az egyik listán ugyanis többnyire ott van az osztályfőnök és a második tanító néni. Így ha a szülők pl. a pedagógus napi ajándékról szeretnének valamit megbeszélni, egy másik listát kell használniuk. Végső soron a címek karbantartása, szülőkhöz és gyerekekhez rendelése a lista létrehozójára hárul, amit a létrehozó gyakran elmulaszt.

Aztán a levelezési lista az, ami: levelezési lista. A levelek néha a levélszemétben kötnek ki, néha nem jönnek meg a csatolmányok. Visszapattannak a levelek a betelt postaládák vagy az óriási mellékletek miatt. Előfordulhat elvadult kódolás/átkódolás. Az egyik listatag a levél aljára illeszti a saját mondandóját, a másik a tetejére. Az egyik színnel jelzi, hogy válaszol, a másik kacsacsőrrel. És lehet, hogy csak annyi történik, hogy egy levélszál már nem érdekel valakit, mégis záporoznak a levelek. Hiszen listatag. Már csak azért is jönnek a levelek, mert olyan feladatokat szeretnének elvégezni a szülők, amit nem igazán egy listán legjobb megtenni. Közvéleményt kutatni (ki jön hétvégén kirándulni? 4000 vagy 5000 Ft legyen az osztálypénz? stb.) például elég gyakran kell, mégis elég nehézkes. Hosszan sorolhatók még a korlátok, de inkább nézzük meg a közösségi hálózatot, majd onnan visszautalunk egy-egy képességre vagy annak hiányára.

A digitális közösségi tér

A Microsoft oktatási programjának keretében a magyar köz- és felsőoktatási intézmények számára ingyenesen elérhető az Office 365 szolgáltatás A2-es csomagban. Ez a csomag a nyár elején kiegészült a Yammer közösségi hálózat teljes körű változatával. Az iskolák létrehozhatnak saját hálózatokat, és tetszőleges számú külső (External) hálózatot, amelybe meghívhatják a szülőket, gondviselőket, egykori diákokat stb. Egy ilyen szolgáltatást inicializáltam az elmúlt időszakban, már pusztán kíváncsiságból is, mivel adna többet, mint egy levelezési lista.

Egy másik dimenzió

A digitális közösségi tér létrehozása nagyon egyszerű, ezzel együtt is koordinációt igényel, hogy a későbbi üzemeltetése zökkenőmentes lehessen. Jegyezzük meg, hogy ez a lista esetén is így lenne, csak nem számolnak vele. Az indulás tehát kicsit nehezebb, az erőfeszítés azonban megtérül.

A felhasználók meghívásuk után saját maguk regisztrálnak, ami kb. olyan egyszerű, mintha valaki egy Facebookra, vagy Twitterre jelentkeznek. Sikeres regisztráció után javasoltam a szülőknek, hogy tegyenek fel maguknak profilképet, és a “munkakör” tulajdonságukat töltsék fel úgy, hogy jelöljék a gyerekek nevét pl.: “szülő (Kovács Jani, Kovács Panni) Ez azért fontos, mert nem csak összeköthető a gyerek és szülő, de a gyerek nevére rákeresve meg lehet találni a szülőt, ami azért elég látványos dolog. A szülők a profiljukat egyébként tetszőlegesen kitölthetik. Sokan felvették a mobilszámukat. Ez jó, mert egy mobil Yammer kliensből – iPhone, Android, Windows Phone – azonnal hívható a szülő. Szóval fényképes, önkarbantartó, mobiltelefonnal integrált címjegyzék.

Előzetesen kialakítottam egy elnevezési rendszer és minden osztály számára létrehoztam két zárt csoportot, amelybe jelentkezni kell. A csoportok neve az évfolyam kezdő és végső éve plusz az osztály betűjele. (2012-2020-C). Az egyik “a felnőtteknek” szól, vagyis szülőknek, gondviselőknek, tanároknak, osztályfőnököknek. A másik “csak szülőknek” – ismét csak arra gondolva, hogy néhány témát a szülők maguk között beszélnek meg. A szülők természetesen több osztályba is bekerülhetnek – a saját három gyerkőcöm miatt és rögtön 6 csoportnak tagja lettem, nem számítva a további fórumokat.

A digitális közösségi térben többnyire nem e-mail-t írunk, hanem bejegyzéseket teszünk közzé, pont, mint a nyilvános közösségi hálózatokban. A bejegyzésekre lehet válaszolni, kedvelni, megosztani, megjelölni későbbi olvasásra, elrejteni, másokat bevonni a beszélgetésben @ jelöléssel stb. –sokkal nagyobb szabadságot kapunk, mint egy e-mail esetén. Ráadásul nem jelentkeznek a levelezésnél megszokott kódolási problémák, postaláda korlátok, kézbesítési nehézségek, levélszemét szűrők stb. Futurisztikus, de még olyan funkció is rendelkezésre áll, hogy az egyik szülő/tanár egyik nyelven ír valamit, a másik pedig egy másik nyelven olvassa. Nálunk egy két tanítási nyelvű általános iskoláról van szó anyanyelvi angol tanárokkal, valószínűleg jól fog jönni ez a képesség.

A digitális közösségi tér egyben önmaga archívuma is. Ha valaki később érkezik az iskolába – költözés, munkahelyváltás – visszamenőleg bekapcsolódhat beszélgetésekbe, így nem marad le semmiről. A hálózatba korlátlanul lehet fényképet, videót és egyéb fájlokat feltölteni, ami egyben azt jelenti, hogy idővel hatalmas média archívummá válhat a fórum. A feltöltött dokumentumok, táblázatok közösen szerkeszthetők megoszthatók, letölthetők.

Könnyedén véghez lehet vinni olyan mini-közvélemény kutatásokat (Osztálypénz nagysága; hova menjünk kirándulni stb.), amelyek levelező listán keresztül nehézkes, döcögős. A közösségi tér amúgy is a rövid, impulzus-szerű kommunikációt hozza felszínre. Egy-egy kérdés, egy-egy rövid válasz, tetszésnyilvánítás, fényképfeltöltés – az elektronikus levelek körítése nélkül.

Egy fél mondattal említettem már, de a digitális tér nem egy elszigetelt osztály elszigetelt levelezési listája. A szülők egy helyen látják minden osztály csoportját, és amennyiben több gyermekük is van, egyszerűen bejelentkeznek a másik csoportba is. Ezen túlmenően bárki létrehozhat nyílt vagy zárt csoportot. Így lehet csoportja a sakk szakkörnek, a dráma foglalkozásnak, a néptáncnak, a dzsúdónak stb. stb. Érdeklődési köröknek megfelelően több (értsd: akármennyi) csoport létrejöhet, ahová bárki bejelentkezhet.

Gyakran tapasztalom, hogy az igazgatónk egy levelet küld az osztályfőnököknek “Kérem továbbítani a szülők felé” felszólítással. Működik, persze, de mennyivel elegánsabb egy csoportban vagy egy teljes hálózatban “Közleményt” közzé tenni. Mindenki megkapja, egyszerű és közvetlen kommunikáció. Az esetleges kérdések is közvetlenül érkeznek vissza, nem az osztályfőnökökön keresztül.

Ha minden osztálynak – ahogy a levelezési listának – van egy csoport gazdája, akkor az iskolával kapcsolatot tartó valamennyi szülő egyetlen – biztonságos és zárt – fórumon elérhető. Vagyis: ők is elérhetők, meg egymást is elérhetik. Minél nagyobb a hálózat, annál aktívabb, annál több a téma, a megbeszélnivaló. Annál erősebb a közösségi tudat. És ha már közösségi tudat: semmi akadálya, hogy az iskola közösségi hálózatot hozhasson létre öregdiákoknak, volt kollégáinak, leendő iskolásai szüleinek stb. stb.

Összegzés

Megszűnnek tehát a levelezési listák? Aligha. Az alacsony technikai belépési küszöb, a szokás hatalma sok felhasználót a kilencvenes évek közepén tart (Az volt a levelezési listák virágzásának korszaka). Lesznek, akik fenntartásokkal fogadják a fórumokat – a cikkben szereplőt, vagy másokat -, ahogy fenntartásokkal viseltetnek sokan a Facebookkal is. Mégis, úgy érzem, hogy kis kurázsival, okos tanítással egy minőségileg jobb kommunikációs lehetőséget adhatunk a szülőknek, iskolának egyaránt.

Tilos a F…

Nem! Nem! Ne is mond tovább! Nálunk tilos a F… Még a nevét se mondd ki! Szigorúan tilos! Adatvédelmi okokból. Sajnos. De tényleg. Nem rajtunk múlik. Vállalati közösségi hálózat? Az mi? Ja! Nem, azt aztán főleg nem! Tilos. Fővesztés. De különben is: nincs rá igény. Nálunk még az egérhasználat is gond. Mi konzervatív szervezet vagyunk. Mi állami szervezet vagyunk. Mi olyanok vagyunk, hogy a tulajdonosaink nagyon bizalmatlanok. Nincs is nálunk Internet. Na jó, van, de le van korlátozva. Munkaidőben csak munka, tudod.

Órákig lehetne sorolni, milyen szómágiát hallunk néha informatikai vezetőktől. Miközben tudjuk, hogy az élet rég átlépett rajtuk. Mert, amint nem megy a levelezésük, ugyanezen szervezetek munkatársai átváltanak azonnal gmail-re, yahoo mail-re, hotmail-re stb. Hétvégén meg főleg átváltanak, mert akkor mobilról (a sajátjukról) elérik a leveleiket. Tudom a címüket is. Ők írnak nekem onnan. Még hogy tilos a f. ROTF

És sokkal többen "értik az idők szavát", mint azt az informatikusok gondolják. Nem hiszed? Nézd meg az alábbi képsort, tegnap készítettem. (2014.02.13.) Ezres tagságú csoportok – a Facebookon. És ezek nem a cégek vállalatok Facebook oldalai, amit a PR csapat használ, hanem a belső munkatársak által létrehozott munkahelyi közösségek fórumai. A többsége zárt csoport. De van közöttük nyílt is! És a tagság? Ki adminisztrálja? Összekeverednek jelenlegi és volt munkatársak. És ha mindenki ott van, akkor egyszer csak munkáról is szó esik. Mint a kávézóban. De vajon jó helyen van a Facebookon? És a tiltás segítene? Kétlem. N+1 közösségi hálózat létezik. Ha nem a Facebook, akkor megteszi más. Nem lenne jobb az igényt kontrollálni és nem tagadni?

A helyzet felhő alapú megoldásokért kiált. Vállalati közösségi hálózatért kiált. Meg olyan informatikai vezetőkért, akik nem dugják a homokba a fejüket. Akik különbséget tudnak tenni az otthoni felhasználóknak szánt felhőszolgáltatások és az üzleti jellegű szolgáltatások között. A közösségi hálózatok és a vállalati közösségi hálózatok között. Akik mernek olyan igényeket kielégíteni, amelyek valóban léteznek. Akik kifogások keresése helyett azt vizsgálják, hogyan lehet valamit megoldani.

A vállalati közösségi hálós „aha” élményem. #Yammer

Amikor 2012-ben a Microsoft felvásárolta a Yammert, nem sokat törődtem a témával. Nem a szakterületem, lekötöttek a Windows 8 újdonságai. Amikor az őszi "Customer Experience Lab"-okra (CIE*) kezdtünk készülni, a Yammer elkezdett frusztrálni. Egy Facebook másolat, gyenge SharePoint szerű funkciókkal – ez volt az első gondolatom. Minek ez a szoftver a Microsoftnak? Ott az új SharePoint 2013, Enterprise Social képességekkel. Minek ide a Yammer? (És egyáltalán, minek az Enterprise Social?)

Pár héttel később jöttek a levelek, hogy az MSIT(**) megoldotta az egységes beléptetést, lépjünk be a Yammerbe, stb. stb. Beléptem. Tényleg egy FB utánzat. Tényleg egy gyenge SharePoint. Mi a lópikulának kell ez nekünk?

Február környékén Szalontay Zoli és Bátorfi Zsolti barátaimmal létrehoztunk egy Yammer zártkörű csoportot, hogy majd jól odaköltözünk. Tényleg akartuk. Mindhárman olyanok vagyunk, hogy szívesen megszeretjük a tonikot, ha érdemes. Nem így történt. Maradt a levelezés és a levelezési lista. Pedig tényleg próbáltuk, de valahogy nem állt rá a kezünk.

Még később igazán DÜHÖS lettem a Yammerre. Egyrészt felfedeztem, hogy a SharePoint 2013-ason van követés, meg címke követés is. Ha például elkezdem követni a #Windows8 címkét, akkor, ha mások a SharePoint 2013-on beírnak ilyen címkével valamit, azt automatikusan meg fogom kapni. Vagy pl. ha nekem van egy kérdésem, elég belekiabálni a "csőbe", pont azok az emberek fogják megkapni, akiket ez érdekel. Ez volt az első kérdésem: "I’m looking for an overview of #Windows8 #search capabilities. Especially interested in #EnterpriseSearch integration." Mások ott ülnek a cső végén, az #EnterpriseSearch címkére az ilyen szakértők előfizettek, hát majd válaszolnak. Az ötlet jó volt, csak egy valami hiányzott hozzá: a túloldalon az emberek. Ők ugyanis mind a Yammerre költöztek addigra – bár ez csak később derült ki. Nekem jobban tetszett a SharePoint felülete, kezelhetőbbnek találtam, ráadásul megoldott a jelenlét integráció, együtt él-hal a Worddel meg a többi Office alkalmazással. Szóval nem értettem, még mindig, de már dühös voltam.

Nem húzom tovább a történetet, úgy augusztus környékén egyszer csak azon vettem észre magam, hogy egyre több időt töltök a Yammeren. Mégpedig azért, mert egyre több keresett információt találtam meg ott gyorsabban, mint ahogy megtaláltam máshol. Lettek "szokásos" csoportjaim, ahova bekukkantottam. Találtam olyan beidézett oldalakat, amelyek máshonnan nem kerültek a szemem elé (Egy gyöngyszem például) és végre válaszoltak a szakértők a címkézett kérdéseimre. Rájöttem a twitter integrációra, belefolytam a magyarításba.

Személyes tapasztalatnak ennyi jó, de ez azért nem megváltás. Jó válaszokat jó levelezési listán is kaphat az ember. A keresés problémája (és megoldásai) sem számítanak újdonságnak. Szóval ez eddig nem más, mint divat, hype, az újdonság kedvelése az újdonság miatt. És lássuk be, munkához jobb a SharePoint felülete, nem?

A Windows eszközök bemutatása során mindig szoktunk alkalmazásokat is mutatni, és mivel a Yammernek van modern Windows 8 alkalmazása, amit ráadásul mostanában minden nap használok, adódik, hogy ezt is megmutassam. Márpedig, ha megmutatom, felteszik majd a – jogos – kérdéseket a vállalati közösségi hálózatokról, hogy "Tamás! Mondjad meg nekünk, ha van egy jó levelező és csoportmunka szoftverünk, pl. a legújabb Exchange és SharePoint, miért feccölnénk egy fikarcnyi energiát abba, hogy egy n+1-dik rendszerünk is legyen? Csak azért, hogy legyen? Mi az, amitől az Enterprise Social alapvetően más, mint bármi, amit eddig ismertünk? Miért kezdjünk valami újba a régi finomítása és javítása helyett?" – Ezek jogos kérdések, lényegre törő kérdések. És őszinte leszek, pár nappal ezelőttig nem tudtam rá a választ.

És aztán a hétvégén jött az "aha" élmény. A levelezés. A levelezést már az ókorban is ismerték, a posta már a rómaiak korában is volt (sőt, még az előtt is.). Végső soron a dolog egyszerű: van egy feladó, és van egy címzett. A feladó megírja a levelet, lezárja – ettől kezdve törvény védi a levél bizalmasságát – a posta elviszi a levelet a címzettnek, aki aztán elolvassa. Régóta ismert módja ez az információ átadásának. A dolog fordítva is működik: most a címzett lesz a feladó és a feladó a címzett. Egy szép levelező barátság során levelek százai cserélhetnek gazdát feladó és címzett között. Az egész alapkoncepció mögött pedig ott a bizalmasság: a feladó lakása bizalmas hely (törvény védi a tulajdont, birtokot, lakást), a levél kezelése törvényileg bizalmas, a címzettnél meg az a szabály, mint a feladónál. Az információ tárolóhelye a feladó és a címzett lakása.

Az elektronikus levelezés a fizikailag létező levelezés metaforikus leképezése. Itt nem lakásról beszélünk, hanem elektronikus postafiókról, de a modell teljesen analóg az eredetivel.

Csakhogy az együttműködés és csoportmunka nem pont-pont kapcsolat. Semmi gond: a digitális levelezés rugalmas, hamar feltaláltuk a levelezési listát. Az információ gyűjtőhelye azonban továbbra is bizalmas hely – az elektronikus postaláda. Sebaj, újabb innováció: feltaláltuk a csoportmunka helyeket, amelyek egy témához, projekthez kötődnek. Pl. SharePoint. Csakhogy ez nem váltja ki a levelezést, az emellett párhuzamosan létezik, sőt bizonyos értelemben a funkciók is átfedik egymást. A helyzet az, hogy hiába vannak digitális csoportmunka helyek vagy lassan már két évtizede (ha a hálózati mappamegosztásokat is ideveszem, akkor harminc éve), az információ igen-igen jelentős része, gyakran a legfontosabb része bizalmas gyűjtőhelyeken (postaláda) halmozódik fel. A fájlmegosztás, a csoportmunka webhelyek mind-mind evolutív továbbgondolásai a levelezésnek.

És itt jön a vállalati közösségi háló. A vállalati közösségi hálózatok (Enterprise Social Network az angol neve) a levelezés mögötti alapsémát dobják ki, és éppen hogy megfordítják a dolgokat. Vagyis: ha te egy munkahelyi közösségben vagy, amely munkahely egy közös cél érdekében jött létre, és e cél eléréséért neked együtt kell működnöd másokkal – tehát együtt kell dolgoznod, vagyis kommunikálnod másokkal, akkor legyen alapértelmezett a nyílt kommunikáció. Minden tároló, levelezés, bejegyzések, fájlok, jegyzetek, csevegések, címkék, listák, csoportok stb. stb. legyen egy helyen, bárki számára elérhető, kereshető állapotban. És még egyszer: legyen ez az alapértelmezett. Ha valaki keres, akkor mindenben keressen. Ha valaki kérdez, mindenki, akinek a kérdés releváns, hallja meg és válaszolhasson. Amit a csoport létrehoz, az örökölhető lehessen, de legyen meg, maradjon meg. Minden apróság, idézet, bejegyzés és megjegyzés, kedvelés és gyors közvélemény-kutatás, dicséret és esemény, fájlok, képek, prezentációk stb. stb. minden legyen elérhető.

Mi a helyzet a bizalmasság kérdésével. Nos, attól még, hogy az alapértelmezett kommunikáció a közösségi, ez nem zárja ki, hogy ne lehessen választani a bizalmas kommunikációs csatornát. Miért ne válthatna két ember egymás között üzenetet? Miért ne lehessen zártkörű csoportokat létrehozni? De ez legyen szándékolt, ne pedig alapértelmezett, hogy a lehető legtöbb információ legyen megosztott.

Ijesztő? Bomlasztó? Igen, meglehet, az. Meglehet, hogy átalakulásra készteti a szervezetet. Hogy a hierarchikus szervezet felbomlik, megváltozik. Minden szervezet számára megfelelő modell ez? Persze hogy nem. Egy áruház-lánc, egy autó-szerviz, egy szoftverfejlesztő cég, stb. stb. számára remek megoldás. Máshol meg, ott, ahol az évezredek tapasztalata azt mutatja, hogy a hierarchikus szervezetnél nincs hatékonyabb (pl: hadsereg, rendőrség), ott ez a modell nem fog dominálni – bár szerepe még ott is lehet. Leváltja a vállalati közösségi hálózat a levelezést? Szerintem nem, de hosszú átalakulás után visszaszorítja oda, ahova való: a bizalmas adatközlés világába. Leváltja a relációs adatbázisokat? Nem, viszont a tömegében leghatalmasabb vállalati tudást, a tacit tudást(***).

Úgy kell kinéznie egy vállalati közösségi hálózatnak, mint a Facebook? Egyáltalán nem. A Yammer alapítói talán azt gondolták, hogy így eladhatóbb a termék, de csodálkoznék, ha tíz év múlva is ilyen lenne. Sokat fog rá hatni a SharePoint, az Outlook kliens, a OneNote jegyzet, mert azokban is rengeteg érték van. Az egész kulturális változás, és még csak most kezdődik. A korábbi modellek és szoftverek erősen hatni fognak. De az igazi forradalmi újdonság, az alapértelmezett nyíltság nem fog változni. Egyébként pedig céljában sem azonos egy vállalati közösségi portál. A Facebooknál fontos a kapcsolat, a játék, de sokkal kevésbé a címkék, és semmit sem nyújt a közös munkához. A Facebook nem kontrollálható, nincsenek vállalati funkciói. A vállalati közösségi portálok – bár sokat merítettek a napi tevékenységek szintjén a facebook ötleteiből – mégis csak vállalati tudástárat képeznek. A felhőben kell működnie egy Enterprise Social platformnak? Nem, a két dolog nem függ össze, viszont a Yammer, meg a versenytársainak többsége is eleve úgy készült, olyan világban jött létre, hogy infrastruktúra korlátok ne legyenek, az IT szerepe pedig legyen minimális. Mit jelent az, hogy infrastrukturális korlátok ne legyenek? Hát például azt, hogy tudtommal a Yammeren nincs tenant méretkorlát. Nőhetsz az égig, annyi fájlt tárolsz, amennyit akarsz, annyi csoportot hozol létre, amennyit szeretnél, mindezt freemium modellben.

Azzal kezdtem a cikket, hogy nem vagyok szakértője a témának. Tényleg nem vagyok. Nem ismerem a Yammer versenytársait, és nem kezdtem volna használni, ha nem a Microsoftnál dolgozom. Nem tudom, hogyan kell sikeresen Enterprise Social hálózatokat bevezetni. Nem értek a vállalatok kulturális környezetének felméréséhez vagy megváltoztatásához. Egy valamiben azonban biztos vagyok: a következő 10 év vállalat-szervezési modelljeire, végső soron a napi munkavégzésünkre meghatározó módon fognak hatni a vállalati közösségi hálózatok, köztük a Yammer, mert a mögöttes paradigma az, ami hatni fog.

Ha érdekel, itt a Yammer oldala. Ha unatkozol egyedül a magától létrejövő tenantodban, hívd meg a kollégáid is. 😉

——————————————-

(*) A CIE labor egy olyan esemény, amikor egy ügyfél – tipikusan nem informatikus – munkatársainak megmutatjuk, milyen egy teljesen kiépített, összehangolt, egységesen működő Microsoft környezetben dolgozni. Microsoft az telefon, a táblagép, a notebook, a szerver, az új Office (Office 365), a kommunikációs szoftver, az üzleti intelligencia szoftver stb. stb. Összecsiszolva, "élő" környezetben.

(**) – A Microsoft belső informatikai szervezete.

(***) – Milyen szomorú, hogy Polányi professzor kutatásairól nincs is magyar Wiki fordítás.